TranspoSmart устанавливает системы пневмопочты с 2005 года. Мы берем на себя все, от идеи и концепции до реализации и дальнейшей поддержки.

Language

Клиника Каролинского института в Худдинге

Эффективность и окупаемость пневмопочты.

Эмма Оландер (Emma Olander), медсестра отделения неотложной хирургической помощи KAVA в клинике Каролинского института в Худдинге (Стокгольм, Швеция), оборачивает пробирку в пластиковый пакет. Затем она кладет пакет в пластиковый цилиндрический контейнер диаметром 10 сантиметров, открывает дверь станции пневмопочты с помощью своей ID-карты и помещает контейнер внутрь станции. С мягким взмахом контейнер отправляется в путь. Теперь Эмма может вернуться к своим пациентам. Это занимает всего пару минут. Через несколько секунд образец прибывает в лабораторию. Всего несколько недель назад Эмме пришлось бы самой идти с пробиркой в лабораторию, пройдя туда и обратно более 450 метров.

В марте 2012 компания Locum AB завершила установку новой полностью автоматизированной пневматической почты с компьютерным управлением.

Раньше медперсоналу в отделениях приходилось приносить образцы для анализа пешком в среднем от четырех до восьми раз за смену, что эквивалентно от двух до четырех рабочих часов. Это относилось к различным категориям персонала, чаще всего к помощникам медсестер, но также и к персоналу оперблока, который мог быть вынужден покинуть операционную.

Применение пневмопочты также означает, что персоналу отделения больше не нужно выходить на одиночные прогулки в часы дежурства, что ведет к повышению безопасности и позволяет им находиться с пациентами в то время, когда на дежурстве находится наименьшее количество персонала. Теперь на подготовку и отправку пробы уходит меньше пяти минут.

«Это имеет огромное значение. Теперь мы можем отправлять и получать материалы в мгновение ока. Это не требует времени и внимания. И научиться этому было несложно. Нисколько. Каждый, прежде чем начать использовать пневмопочту, прошел короткий курс обучения. Это заняло всего пять минут» — говорит Эмма Оландер.

 

Примерно девяносто процентов всех мелких грузов, пересылаемых по пневмопочте, отправляется в лабораторию. Больничный комплекс занимает площадь размером с городскую часть, такую ​​как Старый город Стокгольма. Раньше прогулка до лаборатории или банка крови могла составлять более полукилометра туда и обратно, а также ожидание лифта и так далее, а это означало, что общее время в пути могло занимать целых полчаса. В общей сложности на эти пешие доставки приходилось 400 часов в день, что эквивалентно пятидесяти сотрудникам. Это еще не все, персонал, выполняющий обязанности по доставке, часто обходил свое отделение, опрашивая своих коллег, есть ли у кого-нибудь предметы, которые тоже нужно доставить. Оказалось, что просто обход и расспросы дополнительно приводили к перерыву в работе до семи минут. В целом, даже более 400 часов тратилось впустую. Благодаря пневматической почте даже самая долгая транспортировка занимает максимум пять минут.

«Несмотря на то, что отделение KAVA находится всего в нескольких сотнях метров от лаборатории, сэкономленное время того стоит. Мы экономим около 1,5 часов за смену. Это время, которое мы можем использовать, чтобы сосредоточиться на нашей работе, заботе о наших пациентах» — говорит глава отделения Китти Сёке (Kitti Szöke).

 

Ежедневно лаборатория обрабатывает около 3000 образцов и результатов испытаний, которые теперь можно отправлять быстро и надежно благодаря пневмопочте. Она также предлагает ряд других преимуществ. Приток образцов стал более плавным. Это дает лаборатории более сбалансированную рабочую нагрузку и позволяет ей работать быстрее и эффективнее, а более быстрая транспортировка обеспечивает более свежие образцы биологического материала и, следовательно, более точные результаты. Конфиденциальность пациента лучше защищена, поскольку снижается риск разглашения личной информации. Десять процентов грузов, которые не отправляются в лабораторию или из нее, — это в основном пакеты с кровью из центра крови и лекарства. Система даже настроена на отправку предварительно дозированных шприцев с антибиотиками и индивидуальных наборов ЛС для пациентов из больничной аптеки.

«Иногда здесь, в KAVA, у нас заканчиваются лекарства. Теперь мы можем легко позвонить в другой отдел и попросить прислать немного. Буквально через пару минут на нашу станцию ​​прилетает контейнер. Такая маленькая деталь очень много значит», — говорит Китти Сёке.

 

Все контролируется продвинутым программным обеспечением. Единственные необходимые операции, выполняемые персоналом, касаются отправки и получения контейнеров. У каждого контейнера есть крошечный чип, который однозначно его идентифицирует. Когда контейнер отправляется, его идентификатор регистрируется в компьютере, и система знает, куда его отправить. Затем программа позаботится обо всем остальном.

Система также заботится о пустых контейнерах и распределяют их по отделениям с наибольшим спросом. Потребность в пустых контейнерах автоматически регистрируется в программном обеспечении, когда сотрудники отправляют загруженный контейнер, и в течение минуты или двух возвращается новый пустой контейнер. А после каждой тысячи пересылок через систему контейнер отправляется в сервисный центр, где он должен быть очищен и осмотрен, чтобы убедиться, что он не поврежден и функционирует должным образом.

Снижение транспортировок ручным способом и экономия ценного времени.

Каковы требования к транспортировке мелких предметов в течение рабочего дня в больнице? Как часто медицинские работники должны покидать свои отделения, чтобы сдать образец или собрать кровь?

В 2008 году эти вопросы задавали руководство больницы Каролинского университета в Швеции и ее консалтинговая компания SWECO. Эта больница, расположенная в Стокгольме, была основана в результате слияния университетской больницы Худдинге и Каролинской больницы Сольна в 2004 году. До недавних организационных изменений больница Каролинского университета сформулировала новую стратегию, которая включала создание проектов развития с целью улучшения заботы о большем количестве пациентов.

Один из проектов касался установки системы пневмопочты для больницы в Худдинге. Необходимо было выяснить насколько снизится нагрузка на персонал за счет установки системы пневматической почты и сколько времени в результате можно сэкономить и перераспределить на выполнение основных задач медицинских работников: уход за пациентами.

Для достижения наилучших возможных результатов консалтинговая компания провела исследование, описывающее рабочие процессы, обычно выполняемые персоналом, которые можно заменить пневматической отправкой, и количество времени, которое можно сэкономить за счет автоматизации. В этой статье представлена краткая информация — результаты исследования и обзор времени, затрачиваемого на ручную транспортировку материалов в больнице, и рентабельности использования системы пневмопочты для выполнения этих задач.

Более того, во время планирования было указано, что инвестиции окупятся с самого начала. Ежегодные затраты на рабочую силу, направленную на транспортировку предметов, которые были рассчитаны с точки зрения рабочего времени, были почти такими же высокими, как и все инвестиции. Напротив, 8,5-километровая сеть пневмопочты с ее 95 отправляющими и принимающими станциями могла сэкономить больнице 118 000 часов, которые можно потратить непосредственно на уход за пациентами.

Установка началась в январе 2010 года, первые этапы были завершены годом позже, а вся система была запущена в марте 2012 года. Сегодня от 1500 до 2000 предметов медицинского назначения ежедневно транспортируется по пневмопочте, которой пользуются 4000 сотрудников. Каждый из них в той или иной степени уполномочен руководителем отправлять и получать различные типы отправлений в соответствии с местными правилами. Система точно знает, кто отправил и кто получил материалы и когда это произошло, что гарантирует очень высокую безопасность.

Инвестиции в проект пневмопочты в больнице Каролинского университета составили в общей сложности 31 миллион шведских крон (3,35 миллиона евро), но сэкономили огромное количество времени — времени, которое было вложено в улучшение ухода за пациентами.

Описание клиники

Karolinska Institutet — крупнейший шведский и один из крупнейших в Европе медицинский университет. Университет уполномочен присуждать Нобелевские премии в области физиологии и медицины.

Больница Каролинского университета представляет собой передовой край медицинской науки и ухода за пациентами в Швеции. Уход за пациентами, исследования и обучение в основном осуществляются в двух медицинских центрах, расположенных в коммунах: Худдинге на юге и Сольна на севере Стокгольма.

Больница Каролинского университета вкратце:

  • 800 000 м²
  • 1600 коек
  • 14 500 сотрудников, из них: 5000 медсестер, 2400 врачей, 2100 исследователей, 1200 биомедицинских и лабораторных техников
  • 1,3 миллиона посещений пациентов в год
  • 7 операций в час, 365 дней в году
  • Бюджет 10,3 миллиарда шведских крон

Об исследовании

Исследование проводилось в течение двух дней в феврале 2008 г. Статистические данные о перемещении сотрудников (количество людей, пришедших за образцами, кровью, плазмой и т. д.) отслеживались с 8:00 до 17:00 в центральной лаборатории (прием проб) и в центре крови. В других лабораториях и пунктах назначения были формы, которые должны были заполнить сотрудники, доставляющие материалы.

Результаты показали, что в целом, около 800 человек ежедневно доставляют мелкие предметы и тратят на это около 450 часов в день, что эквивалентно 55 штатным сотрудникам. В среднем персоналу требовалось примерно на 30 минут покинуть свое рабочее место, чтобы доставить материалы и вернуться — 10 минут на подготовку в отделении, 1,5 минуты на ожидание лифта и поездку, 2,5 минуты на передачу материалов + время ходьбы, в зависимости от расстояний (скорость: 1,3 м / с)

Исследование было сосредоточено на основных перемещениях персонала: в зону приема проб, в центр крови и в другие лаборатории. В сумме это привело к 273 часам времени, в течение которого медицинские работники занимались ручной транспортировкой предметов и в течение которых они не могли оказывать помощь пациентам. Это время равно 34 FTE в день. Также были определены второстепенные и будущие транспортные мероприятия. Мелкие задачи (например, возврат крови, транспортировка предметов между лабораториями, цитостатики и т. д.) составляют 123 часа (примерно 15 FTE в день) времени, в течение которого медицинский персонал находится вдали от пациентов. Наконец, основываясь на опыте и наблюдениях в ходе исследования, дополнительные рабочие процессы в будущем, вызванные появлением новых конструкций и переоборудованием, были рассчитаны как 49 часов (примерно 6 FTE в день).

После того, как исследование выявило, сколько времени медицинский персонал тратит на транспортировку мелких предметов, всем стало ясно, что установка системы пневматической почты была необходима, чтобы освободить персонал от транспортных операций. В 2009 году руководство больницы решило установить систему пневмопочты Swisslog TranspoNet. Как пионер систем пневматической почты для больниц, Swisslog по-прежнему стремится разрабатывать и поставлять инновационные системы для современных медицинских услуг.

Результаты исследования, кратко

800 человек ежедневно выполняют ручную доставку различных мелких грузов. Категория персонала: 45% медсестры, 3% исследователи, 33% вспомогательные медсестры, 10% прочие, 8% внешние, 1% ассистенты.

Распределение потока персонала при ручной доставке — 400 для забора и доставки проб, 60 в центр крови, 15 в иммунологию, 18 в бактериологию и вирусологию, 14 в патологию.

Время текущего потока персонала, доставляющего мелкие предметы (количество людей, умноженное на 30 минут): 400 часов в день. Расчетное время для будущих потоков 45 часов в день. Суммарное суточное время ручной доставки: 445 часов рабочего времени, что соответствует 55 штатным сотрудникам.

Решение

Характеристики системы пневматической почты Swisslog TranspoNet

  • Протяженность трассы 8,5 км
  • 122 станции, из которых – 95 с полным контролем доступа для безопасной отправки и получения транспортируемых материалов
  • В центре крови индивидуальное решение TranspoNet с выделенными портами для отправки пакетов с кровью в палаты
  • Более 500 почтовых контейнеров SmartOpen
  • 3000 транспортировок в день (понедельник – пятница)
  • Автоматическое устройство, интегрированное в систему лабораторной диагностики в центральной лаборатории, автоматически открывает контейнер, выгружает образцы, сортирует их по экстренным и обычным назначениям, закрывает контейнер и отправляет его обратно (производительность: 180 контейнеров в час). Подробнее об устройстве →

Преимущества применения TranspoNet

  • Надежные поставки сокращают ручную нагрузку, поэтому медицинский персонал может сосредоточиться на уходе за пациентом.
  • Более быстрая доступность результатов тестирования означает более быструю диагностику и лечение.
  • Оптимизированная логистика означает экономию времени и средств.
  • Круглосуточная работа системы.

Окупаемость пневмопочты. Рентабельность инвестиций

Чтобы получить представление об эффективности инвестиций в пневмопочту TranspoNet для клиники Каролинского университета в Худдинге, ниже приводится упрощенный расчет рентабельности инвестиций (ROI) проекта, 2012 год.

ROI = прибыль от инвестиций в год / затраты на инвестиции. FTE = эквивалент полной занятости.

ВЫГОДА:

  • затраты на оплату труда медсестры = 60 000 Евро в год
  • потенциал экономии = 55 FTEs в год
  • выгода от инвестиций в год = 60 000 Евро x 55 FTEs = 3,3 миллиона евро

РАСХОДЫ:

  • инвестиционные затраты (стоимость системы пневмопочты) = 3,35 млн. Евро

ROI = (3,3 млн Евро / 3,35 млн Евро) x 100% = 98%

Инвестиции в систему пневмопочты рентабельны с первого года: затраты на ручную транспортировку материалов равны затратам на инвестиции.

Другие статьи по теме:

Особенности проектирования пневмопочты →

Виртуальное моделирование будущей конфигурации пневмопочты →

 

1 Автор текста Gunnar von Sydow, фото — Olof Holdar. Перевод TranspoSmart. 2 Выдержка из частотного исследования SWECO в больнице Каролинского университета Худдинге, Стокгольм, Швеция. Перевод TranspoSmart. Информация от 2012 года. Если вы заинтересованы в получении полной копии исследования, обратитесь в SWECO, или Swisslog.

За дополнительной информацией и для расчета показателей окупаемости инвестиций вашего проекта, свяжитесь с нашими специалистами в Swisslog или TranspoSmart.

Сайт клиники Karolinska University Hospital →