Критерии качества пневмопочты для больниц

Время прочтения: 12 минут

Современная система пневмопочты в больнице играет ключевую роль в пересылке сенситивных грузов: образцов биоматериалов в лаборатории, компонентов крови для переливания, скоропомощных наборов лекарственных средств. Особенно ценна она для экстренных и спонтанных пересылок. Благодаря своей надежности и доступности, эта технология заслуживает внимания.

Тем не менее, несмотря на свои преимущества, пневмопочта может обернуться значительными затратами и превратиться в источник постоянных и сложных проблем. Чтобы понять, как достигнуть оптимального качества системы, давайте рассмотрим четыре ключевых критерия. Наш обзор будет базироваться на современных методах и практиках, которые были выработаны на основе многолетнего опыта эксплуатации пневмопочты в тысячах больниц по всему миру.

Соблюдение этих методов и условий позволит вам получить эффективную и экономически выгодную пневмопочту, которая станет неоценимым активом для вашей больницы. В противном случае, если эти факторы будут проигнорированы, вы рискуете получить бесполезную систему, которая никогда не окупится. Оба этих крайних варианта имеют право на существование. Хотя чаще встречаются промежуточные, сносно работающие.

4 ключевых критерия качества системы пневмопочты и ее преимущества.

1. Непревзойденная скорость.

Система пневмопочты обеспечивает самую быструю доставку грузов внутри больницы, превосходя любые другие инженерные решения и ручную доставку. Важно отметить, что здесь ключевое значение имеет общее время от отправки до доставки, а не только скорость движения контейнера по трубе. В правильно спроектированной системе короткое время доставки достигается благодаря оптимизации процесса и трассы, а не только за счёт высокой скорости движения

2. Экономия.

Пневмопочта способствует экономии критически важного времени в диагностических и лечебных процессах, когда каждая потерянная минута может значительно повысить себестоимость диагностики и лечения, а в некоторых случаях стоить здоровья или даже жизни пациентам. Она экономит бесценное время квалифицированного медперсонала. Обеспечивает самую низкую себестоимость доставки каждого образца или единицы лекарств. Это позволяет избежать необходимости аккумулировать материалы в отделениях и сокращает затраты на оборудование и операционные расходы, уменьшая потребность в локальных дорогостоящих пунктах экспресс-диагностики и распределенного хранения. TAT (turnaround time – «время оборота») при доставке почтой в центральную лабораторию часто сопоставим, или незначительно больше, по сравнению с исследованием в экспресс-лаборатории или применения портативных анализаторов.  Подробнее можно прочитать в исследованиях 1, 2. Ссылки в конце статьи

3. Качество пересылки.

Важно обеспечить минимальное физическое воздействие на чувствительные материалы во время доставки. Надежная система пневмопочты должна оказывать на грузы сопоставимое или меньшее воздействие по сравнению с ручной доставкой, в пределах допустимой погрешности. Подробнее можно прочитать в статье 3.

4. Безопасность.

Гарантии доставки груза неповрежденным, в срок и точно в назначенное место. Исключение рисков попадания материалов в систему и разлива, спонтанной остановки, физического разрушения трассы и выхода из строя оборудования. Важна также минимизация ошибок персонала и соблюдение четких регламентов по эксплуатации системы, включая указания на то, что можно пересылать, что требует определенной подготовки, что не рекомендуется или нельзя, а также действия в нештатных ситуациях

Как достичь высоких результатов по перечисленным критериям?

Что с экономикой?

Критерий экономии — это первопричина внедрения системы пневмопочты. Чем явнее прогнозируемая полезность системы, тем более она необходима учреждению. Если даже поверхностный расчет показывает сроки окупаемости в 1-3 года, значит пневмопочта уже давно должна быть установлена (а скорее всего уже установлена). Правильнее все же провести более подробный анализ и расчеты эффективности и окупаемости будущей системы. Обычно эта работа проводится на этапе предпроектных исследований. Пример рассчетов окупаемости проекта можно прочитать в этой статье — 4. 

Нам нужна быстрая доставка

Целью является достижение времени доставки, как минимум сравнимого или лучшего, чем при ручной доставке. Иногда доставка по пневмопочте может быть немного дольше из-за особенностей трассы, в этом случае учитываются и другие факторы – насколько сложна ручная доставка? Например, персоналу нельзя покидать отделение – штатное расписание не предусматривает (ночью), или доставка связана с необходимостью пересечения зон разных классов чистоты или покидания стерильной зоны. В таких случаях отправка даже в условно соседнее помещение, но транзитом через несколько этажей, может быть эффективной.

В идеале же нужно, чтобы доставка выполнялась в пределах определенного интервала. Например, не более 1 минуты (условно) для газов крови или анализа на коагуляцию из оперблока в экспресс лабораторию.

Пневмопочта может пересылать со скоростью до 8-12 м/с. Хотя при скоростях выше 6 метров сложно обеспечить тихую пересылку. Высокие скорости – это грубый метод сокращения времени пересылки. Именно этот метод рассматривают в первую очередь при необходимости повысить производительность пневмопочты. Однако есть ряд связанных с этим проблем. Во-первых, при неудачной конфигурации даже высокой скорости может быть недостаточно. Во-вторых, высокая скорость в совокупности с несоблюдением правил подготовки материалов и ненадлежащим обслуживанием системы негативно и серьезно влияет на критерий Качества пересылки. 

Повышая скорость пересылки, мы создаем условия для повреждения и выбраковки материалов (гемолиз, ложные результаты и т. д.), повышения шума при пересылке, износа контейнеров, трассы и оборудования. Рекомендуемые скорости: до 4 м/с для чувствительных материалов и до 6 м/с для не чувствительных.

Как нам достичь быстрой доставки при контролируемой умеренной скорости? Вот список эффективных методик. Применение и сложность этих методов зависит от размеров госпиталя. Но в целом они важны для системы любого размера

  1. Исследования. Анализ и прогнозирование трафика: важно собрать данные о текущей логистике больницы, включая типы, объемы и направления материалов. Это поможет в создании эффективной модели трафика для пневмопочты.Объем не всегда равен трафику. 200 ручных доставок 1000 проб в ЦКДЛ в сутки легко превратятся в 800-1000 пересылок только в одну сторону. А это значит – 1600-2000 пересылок в сутки.

  2. Расчеты и моделирование (симуляция). Используя данные исследований и планы зданий, создается предварительная конфигурация системы, которая тестируется в виртуальной среде с прогнозируемыми и максимальными нагрузками. Редактирование схемы и симуляция проводятся несколько раз на всех этапах проектирования и монтажа. Изменения неизбежны, а мы не хотим растерять всю спланированную эффективность по пути реализации проекта.

  3. Трассировка и схема. Создание сложной схемы линий с кратчайшими и резервными-альтернативными маршрутами, учитывая архитектуру здания, расположение и специализацию отделений, для минимизации времени в пути. Чем меньше времени материл в трубе, тем ниже риск повреждения. Подробнее можно прочитать в исследовании 5.

  4. Выбор оборудования и материалов. Применение оборудования и материалов, проверенных временем и адаптированных к условиям больницы. 

  5. Современное управление. Использование продвинутого программного обеспечения для альтернативных маршрутизаций, прогнозирования времени и трафика, а также распределения нагрузки в реальном времени.

Применение этих методов позволит достичь высоких временных показателей, обеспечивая быструю и надежную доставку при минимальном времени нахождения груза в системе и комфортных скоростях. Система обеспечивает гарантированные временные интервалы для важных направлений и грузов. Производительность покрывает прогнозируемый трафик с запасом в 40-60%.

Однако это только на бумаге. Главный вызов — трансформировать этот теоретический план в реально работающую систему пневмопочты.

Нам нужно Качество.

Бесполезна та система, которая негативно влияет на пересылаемые материалы, будь то анализы крови, газы крови, продукты крови для переливания или чувствительные к встряхиванию лекарства (например, инсулин). Качество страдает самым первым: экономия на любом этапе проектирования закупки и монтажа, повышение скорости для сокращения избыточного времени пересылки, отсутствие и нарушение регламентов, ненадлежащее обслуживание – страдает качество. И в какой-то момент система становится не пригодна (не безопасна) для медицинского применения.

Как достичь Качества системы пневмопочты и пересылки в частности? Вот ключевые методы:

  1. Соблюдение перечисленных ранее требований критерия быстрой доставки. Это фундаментально важно на всех этапах реализации системы.

  2. Подходящее оборудование. Обеспечение мягкого старта, выполнения и завершения пересылки возможно даже при относительно высоких скоростях. Здесь нет универсального ответа. Даже применения только лучшего оборудования от самого известного и признанного производителя не панацея. Виртуозный подбор тех или иных моделей из линейки лучшего производителя даже в рамках одной системы – это мастерство поставщика. Мастерство, часто заработанное сложным опытом (сыном ошибок) решения проблем с собранными системами, в том числе случайных, плохо прогнозируемых. В этом случае преимуществом поставщика так же является сотрудничество с опытными, крупными, производителями.

  3. Подходящие контейнеры. Неправильный выбор контейнеров может привести к повышенному износу оборудования и дополнительным затратам времени на обработку. Непригодный контейнер (например, с войлочными кольцами) даже в качественной системе будет летать как кирпич, сводя на нет все предыдущие старания, а его обработка станет мучением для персонала. Неудачная конструкция контейнера может отнимать дополнительные десятки человеко-часов в год на его загрузку и опорожнение (иногда до десятков дней в год). О контейнерах можно прочитать в статье 6.

  4. Качественный монтаж. Ошибки в монтаже даже высококачественных компонентов могут привести к серьезным проблемам в эксплуатации системы.

  5. Настройка, испытание — верификация и валидация.  В первую очередь реальную схему нужно снова перенести в виртуальную среду и смоделировать производительность системы. Таким образом мы получаем прогнозируемую эффективность реальной системы, с вероятными слабыми местами (это неизбежно). Слабые места надо будет купировать и компенсировать. Затем проводится физическое выборочное испытания на соответствие сымитированным показателям. Таким образом мы убеждаемся, что система соответствует задачам учреждения и справится с планируемым трафиком.

    Проверка характеристик пересылки и потенциального влияния на материалы проводится с помощью контейнера, оборудованного набором датчиков с микропроцессором. Это позволяет проверить соответствие скоростей на всех участках при всех установленных режимах, измерить уровни шума, толчки, вибрации, перепады температуры и т. д. Это испытание эквивалентно проверке на реальных биологических образцах. Подробнее можно прочитать тут — 7.

  6. Удобство эксплуатации. Расположение и дизайн станций должны быть эргономически удобными для персонала, особенно в высоконагруженных отделениях, для работы с ней по много раз за смену. В некоторых крупных станционерах могут быть применены станции с автоматической разгрузкой, без необходимости ручной обработки каждого контейнера. Это не только снимает колоссальную нагрузку на персонал ЦКДЛ, но и повышает скорость обработки и эпидемиологическую безопасность. Подробнее о технологии можно прочитать в этой статье — 8.

Мы выполнили 3 критерия и получили систему, наилучшим образом удовлетворяющую потребностям больницы. С прогнозируемым адекватным периодом окупаемости и сроком эксплуатации.  Остается рассмотреть последний, но не менее важный критерий — безопасность системы как для персонала, так и для посетителей больницы, а также поддержание системы на высоком уровне.

Это безопасно

Несколько основных моментов требуют внимания

  1. Эпидемиологическая безопасность. Система должна быть разработана так, чтобы обеспечить безопасную пересылку различных материалов, с учетом специфики больницы. Важными факторами являются: использование подготовленного воздуха, правильное расположение и доступ к станциям, а также схемы пересылок, исключающие пересечение маршрутов контейнеров с грузами разного класса чистоты и эпидемиологической опасности. Оборудование должно быть адаптировано для регулярной обработки и минимизации рисков разливов и повреждений материалов. Это полный программный контроль состояния системы и управление потоками, в том числе с плановой отправкой контейнеров на проверку и обработку (мойку). Это экстренные упреждающие оповещения службы эксплуатации и техподдержки.

  2. Стабильность. Для больниц критически важна безотказность системы и возможность её быстрого восстановления. Потерянные в системе контейнеры, аварийные остановки и долгие простои могут иметь серьезные, катастрофичные последствия. Учитывая, что пневмопочта со временем становится ключевым элементом почти всей внутрибольничной экстренной логистики. Надежность достигается современной электроникой, умной логикой работы системы, которая позволяет избегать полных остановок и применяет альтернативные маршруты при возникновении проблем. Ключевым элементом также являются источники бесперебойного питания и системы аварийной остановки.

  3. Конструктивная безопасность. Использование соответствующего оборудования и материалов, а также профессиональный монтаж обеспечивают долгосрочную безопасность пересылки. Это включает в себя контроль над воздействием на пересылаемые материалы, таким как центробежные силы, вибрации, толчки и изменения температуры.

  4. Никаких сюрпризов! Полный и прозрачный мониторинг системы позволяет обеспечить точную доставку в назначенные места,  контролировать соблюдение временных рамок и непересечение потоков.

Пункты, относящиеся к эксплуатации и обслуживанию.

  1. Правила на все случаи. Как бы ответственно мы ни подходили к внедрению системы пневмопочты на всех этапах, полностью эксплуатационных проблем не избежать. Но их можно минимизировать и максимально смягчить.  К этому надо быть заранее готовыми.

    Что делать, если система остановилась в час пик, из-за отключения электричества?
    Если на станции приёма в лаборатории обнаружена протечка образца крови при получении контейнера?
    Если в систему попали посторонние предметы или материалы без контейнера?
    Этих «если» может быть много. И на каждое должно быть свое утвердительное, понятное «что делать».

    В первую очередь разрабатываются регламенты для персонала и службы эксплуатации больницы. Это международная практика, выверенная и эффективная. Все шаги по устранению проблем и минимизации последствий прописаны и отрепетированы. Устраняются проблемы четко, слажено и быстро. Временная остановка системы может доставить массу неудобств персоналу, но не приведет к коллапсу работы  учреждения.

  2. Обучение. Периодический инструктаж персонала, простые и понятные правила эксплуатации – это залог минимизации рисков возникновения ситуаций, для которых понадобятся регламенты.

  3. Сервис. Любое оборудование изнашивается. Менять кольца на контейнерах даже каждый месяц (это преувеличение) – дешевле, чем раз в 2 года менять изношенные элементы оборудования из-за постоянного применения контейнеров с изношенными кольцами. Не говоря уже о том, что изношенные расходники ухудшают показатели качества пересылки.

  4. Поддержка. В крупных больницах пневмопочта эксплуатируется довольно интенсивно. Круглосуточная дистанционная поддержка весьма полезна в таком режиме работы, любые инциденты решаются быстро. А онлайн-мониторинг обеспечивает непрерывную диагностику состояния системы и оперативное, упреждающее реагирование на возникающие технические проблемы.

     

  5. Периодическое обследование, обслуживание и своевременный незначительный ремонт – залог многолетней службы пневмопочты с постоянными высокими показателями эксплуатационных характеристик, с минимальными издержками и рисками аварийных остановок.

  6. Анализ системы. Регулярный анализ использования пневмопочты позволяет выявлять потенциальные проблемы, оптимизировать процессы, снижать эксплуатационные расходы, и разрабатывать проекты локальной модернизации в постоянно меняющихся условия работы современных стационаров. Не говоря уже о том, сколько полезной информации такой отчет может дать руководству больницы об эффективности работы учреждения.

  7. Испытания. Периодическое тестирование системы гарантирует её надежность и безопасность для пересылки сенситивных материалов. Мы должны быть уверены, что спустя например 300 000 циклов пересылок, наша система по-прежнему бережно пересылает сенситивные материалы и не создает ненужных рисков гемолиза и отбраковки образцов, ложных результатов, осложнений при переливании.

Высокие и даже выдающиеся результаты по критерию Экономия достигаются при выполнении всех вышеперечисленных методик. Такая пневмопочта сэкономит приличные средства бюджета учреждения и ощутимо повысит качество лечения пациентов.

Громоздкий на первый взгляд план для реализации и поддержания пневмопочты в реальности не так сложен для профессиональной опытной компании, а эффект от использования качественной системы ощутимо превосходит затраты на ее внедрение и поддержание.

Обратитесь к нашим экспертам

узнайте, как комплексные решения по автоматизации госпитальной логистики могут повысить эффективность, снизить затраты и улучшить качество обслуживания в вашем учреждении.